correspondencia

combinar correspondencia

la combinación de correspondencia consiste en incluir un documento , datos almacenados en otro sitio y obtener copias de un mismo documento con datos de personas distintas.

uno de los ejemplos de combinar correspondencia en escribir cartas personalizadas, en las que solo escribimos el texto que se repite en todas las cartas y Word se encarga de generar los datos que cambian en cada carta según la persona. así se genera automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenadas los datos. 

también podemos generar etiquetas, imprimir sobres, generar recibos, etc. para combinar correspondencia, se utiliza dos elementos: 

1 documento principal

2 origen de  datos 

 

pestaña correspondencia 

En la categoría Crear

Sobres: puede elegirse el tamaño y el formato de la dirección, y agregar franqueo electrónico en un sobre para enviar correo

Etiquetas: puede escogerse entre tamaños comunes y etiquetas especializadas, tales como etiquetas de CD o DVD

En la categoría Iniciar combinación de correspondencia

Iniciar combinación de correspondencia: esta opción permite crear un documento y enviarlo a distintas personas.

Permite la inserción de campos Nombre o Dirección. Word creará una copia de cada destinatario y reemplazará dichos cambios con la información personal

Seleccionar destinatarios: puede llevarse a cabo la elección de personas deuna lista y enviarles el documento.

Puede escribirse también una nueva lista, usar una existente o seleccionar contactos en Outloook

Editar lista de destinatarios: si se desea llevar a cabo algún cambio en la lista de destinatarios y seleccionar personas concretas para que reciban un correo esta opción permite ejecutar esta acción.

También permite ordenar, filtrar, encontrar y quitar duplicados y validar direcciones de la lista

Buscar destinatarios: busca un destinatario especifico y salta el documento de ese usuario para visualizarlo en vista previa

En la categoría Escribir e insertar campos

Resaltar campos de combinación: resalta los campos del documento.

Esto permite ver más fácilmente ver donde se insertará el contenido de la lista de destinatarios

Bloque de direcciones: agrega una dirección a la carta.

Debe especificarse el formato y la ubicación, y Word la reemplazará con las direcciones reales de la lista de destinatarios cuando termine la combinación de correspondencia

 insertar campos de combinación

Haga clic o pulse en el lugar donde quiera el campo de combinación. Elija la flecha abajo situada junto a Insertar campo de combinación y seleccione un campo. Si no ve el nombre del campo en la lista, elija Insertar campo de combinación.

ver datos combinados

Ver datos combinados. Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el botón . Este botón permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. La imagen muestra el documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.